Günlük yaşantımızda çok kez telefon ile görüşme sağlamaktayız. Görüşmenin boyutu konuştuğumuz kişi ile doğru orantılıdır. Samimi bir arkadaşımızla bizi tanıdığı, neye ne tepki verdiğimizi, ses tonumuzu bildiği için rahat ve kelimeleri çok da seçmeden ilk aklımıza geldiği gibi kullanırız ancak bu profesyonel hayatta böyle değildir. Yüz yüze iletişimde ise göz teması ve jest mimikler olduğu için kendimizi daha da rahat ifade ederiz. İşyerinde iken telefon yakınımızda olmalı ve hemen cevap vermeliyiz, konuşma esnasında önemli notları yazmak için elimizin altında kalem ve not kâğıdı olması önemlidir. Ne çok samimi ne de çok sert olunmalıdır. Telefon çaldığında tetikte bekliyor gibi hemen açılmamalı, araştırmalara göre 3. kez çalışından sonra açılmalı ama müşteriyi bekletmemek adına 2. çalışından sonra açılmasını tavsiye ediyorum.
Telefonda görüşme yapılırken etkili olabilmesi için birçok unsur vardır, bunları şu şekilde sıralayabiliriz;
- Arama yapılan ortam
- Doğru bir şekilde telefon açma
- Ses tonu
- Konuşma hızı
- Doğru kelimelerin kullanımı
- Duyguyu karşı tarafa hissettirme
- Kibar ve sabırlı olma
- İyi anlama ve geribildirimde bulunma
- Zamanı iyi kullanma
- Konuya hâkim olma
- Net olma
Bu belirtilen maddeler önemli konulardır. İlk defa profesyonel bir konuşma yapacaksanız yapmadan önce prova yapabilir ve örnek telefonda konuşma videolarını izleyebilirsiniz. Ben ilk etapta telefonda etkili iletişim eğitimi almıştım ve daha sonra uygulamaya geçtim. Tabi ki ilk zamanlar istediğim sonuçları alamıyor ve çok heyecanlanıyordum ama asla korkmayın zamanla telefonda konuşmanız yerleşecektir. Belirli konuşma kalıpları vardır ve kendi samimiyetinizi de kattığınızda muhteşem sonuçlar alacaksınız. Ve en önemlisi karşınızdaki kişiye önemli ve biricik olduğunu hissettirin.
Bonus: Telefonu açan kişi kapatır.
